Khách đoàn trả phòng: tách bill công ty và khách thế nào?

Phần 1: Văn bản đang áp dụng cho hóa đơn từ 01/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, hóa đơn điện tử thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 (Nghị định 254, Điều 43); Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng đã hết hiệu lực từ 01/7/2026 (Thông tư 91, Điều 25).

Với chuỗi, chi tiết này đáng rà lại trong tài liệu nội bộ: sổ tay lễ tân, quy trình kế toán, mẫu hợp đồng đoàn của bộ phận kinh doanh. Tài liệu nào còn dẫn văn bản cũ thì nên cập nhật một lần cho mọi cơ sở, để các cơ sở cùng đọc một bộ căn cứ.

Phần 2: Vì sao khách đoàn hay vướng hóa đơn lúc trả phòng

Một đoàn hội nghị, một đoàn khen thưởng của doanh nghiệp, một đoàn khách dự sự kiện: số phòng nhiều, người trả tiền cũng nhiều. Những điểm vướng hay gặp ở quầy:

• Thỏa thuận ai trả gì nằm ở email của bộ phận kinh doanh, lễ tân ca trả phòng không thấy.
• Thông tin xuất hóa đơn của công ty đến muộn, hoặc được đọc qua điện thoại, sai một chữ trong tên hay một chữ số trong mã số thuế.
• Giờ trả phòng dồn vào một khung, hàng chục khách chờ ở quầy cùng lúc.
• Khách dùng dịch vụ ngoài thỏa thuận, ví dụ đồ uống ở quầy bar ghi về phòng, và không rõ ai trả.
• Mỗi cơ sở trong chuỗi làm một kiểu, nên khách hàng doanh nghiệp quen nhận hóa đơn theo cách này ở cơ sở này, cách khác ở cơ sở kia.

Không điểm nào ở trên là câu hỏi về câu chữ nghị định. Đó là luồng thông tin giữa bộ phận kinh doanh, lễ tân và kế toán, và sửa được bằng quy trình. Phần pháp lý chủ yếu nằm ở Phụ lục mục 4, cộng Điều 9 khoản 2 cho thời điểm lập hóa đơn.

Phần 3: Công ty trả tiền phòng, khách tự trả dịch vụ — đọc đúng Phụ lục mục 4

Phụ lục của Nghị định 254, mục 4, nói thông tin người mua theo từng loại người mua. Bốn câu liên quan trực tiếp tới khách đoàn:

• Người mua là doanh nghiệp (mục 4 điểm a): “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế…”.
• Người mua là cá nhân cung cấp thông tin (mục 4 điểm b): “Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân”.
• Khách nước ngoài (mục 4 điểm b): thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách.
• Người mua không cung cấp thông tin (mục 4 điểm b): “trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ "Bán cho người tiêu dùng"”.

Và câu giải thích vì sao công ty cần hóa đơn mang tên mình, cũng ở mục 4 điểm b: “Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.”

Công ty trả tiền phòng, khách tự trả dịch vụ: ghi thế nào

Nghị định 254 không có điều riêng cho trường hợp một đoàn có nhiều người trả tiền; cách hiểu an toàn là mỗi hóa đơn ghi thông tin người mua theo phần dịch vụ mà người đó mua, như bảng dưới.

Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bảng trên mô tả cách ghi thông tin người mua, không mô tả số hóa đơn cho mọi đoàn. Có đoàn công ty trả trọn gói cả dịch vụ, có đoàn khách tự trả cả tiền phòng, có đoàn công ty trả thêm ăn sáng hoặc một hạn mức ăn uống. Thỏa thuận thanh toán của từng đoàn quyết định bill nào thuộc về ai; Phụ lục mục 4 quyết định mỗi bill khi lập hóa đơn ghi thông tin gì.

Phần 4: Tách folio khách đoàn — chốt ai trả khoản nào từ lúc ký

Tách folio khách đoàn bắt đầu từ bàn của bộ phận kinh doanh, trước khi đoàn tới quầy. Nếu hợp đồng đoàn ghi rõ công ty trả khoản nào, khách tự trả khoản nào, thì lúc trả phòng lễ tân chỉ việc theo bảng. Nếu không, lễ tân đoán, và đoán sai thì hoặc công ty từ chối thanh toán một phần bảng kê, hoặc khách bị tính nhầm khoản công ty đã nhận trả.

Bảng phân chia thanh toán nên có trong hợp đồng đoàn

Ví dụ một thỏa thuận thường gặp với đoàn hội nghị của doanh nghiệp:

Bảng này là ví dụ, chưa là mẫu chung cho mọi đoàn. Điều quan trọng là bảng tồn tại, nằm trong hồ sơ đặt phòng của đoàn, và lễ tân mọi ca đều xem được.

Bill chung của đoàn và bill riêng của từng khách

Nhiều khách sạn gọi bill chung của đoàn, nơi gom các khoản công ty trả, là master folio; bill riêng của từng khách là folio cá nhân. Tên gọi khác nhau giữa các nơi, cách làm thì giống: công ty trả tiền phòng, khách tự trả dịch vụ, mỗi phần một bill.

Trong DiHotel, việc này là tách thanh toán: tiền phòng một bill, dịch vụ như minibar một bill, để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách. Khi bảng phân chia đã chốt từ hợp đồng, lễ tân ghi từng khoản vào đúng bill ngay lúc phát sinh, thay vì dồn tới lúc trả phòng mới tách.

Thông tin xuất hóa đơn của công ty: lấy một lần, bằng văn bản

Thông tin công ty nên nằm ngay trong hợp đồng đoàn hoặc trong email xác nhận: tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký, email nhận hóa đơn, người liên hệ bên kế toán công ty. Lấy một lần, bằng văn bản, đối chiếu với ảnh giấy chứng nhận đăng ký, rồi lưu vào hồ sơ đoàn. Như Phụ lục mục 4 điểm a nói, tên, địa chỉ, mã số thuế ghi theo giấy đăng ký, nên tên trên danh thiếp hay tên thương hiệu của chương trình không dùng thay được.

Hạn mức và khoản phát sinh ngoài thỏa thuận

Với khoản công ty trả trong một hạn mức, nên chốt từ trước: phần vượt hạn mức về bill nào, ai được duyệt thêm, duyệt bằng cách nào. Với khoản ngoài thỏa thuận, mặc định nên là khách tự trả, trừ khi trưởng đoàn xác nhận khác bằng văn bản. Hai câu này tránh được nhiều cuộc tranh luận ở quầy lúc trả phòng.

Phần 5: Thời điểm lập hóa đơn khi đoàn trả trước hoặc đặt cọc

Đoàn thường có lịch thanh toán riêng: đặt cọc khi ký, thanh toán một phần trước ngày đến, phần còn lại sau khi ở xong. Nghị định 254, Điều 9 khoản 2, câu 1: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.” Câu 2: “Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).”

Dòng thứ ba chỉ đúng khi khoản đó thật sự là tiền đặt cọc. Khoản đoàn gửi trước là tiền đặt cọc hay tiền thu trước cho dịch vụ tùy vào hợp đồng và chứng từ cụ thể; bài không trả lời câu này (xem câu hỏi mở và lưu ý về cơ quan thuế ở Phần 8).

Việc làm được ngay: hợp đồng đoàn và phiếu thu ghi đúng tên khoản, tiền đặt cọc hay tiền thanh toán trước, và kế toán xem hợp đồng đoàn trước ngày đến thay vì sau ngày đi. Với chuỗi, nên dùng chung một mẫu điều khoản thanh toán đoàn cho mọi cơ sở, để kế toán tập đoàn đọc một kiểu.

Phần 6: Quy trình năm bước cho lễ tân và kế toán

Bước 1: Trước ngày đến

Bộ phận kinh doanh chuyển cho lễ tân và kế toán ba thứ: danh sách phòng của đoàn, bảng phân chia thanh toán, thông tin xuất hóa đơn công ty bằng văn bản. Thiếu một trong ba thì nhắc trước ngày đến, không đợi tới ngày trả phòng.

Bước 2: Lúc nhận phòng

Xác nhận lại bảng phân chia với trưởng đoàn. Dặn từng khách khoản nào công ty trả, khoản nào khách tự trả, và hỏi khách có cần hóa đơn cho phần tự trả không, ghi thông tin cá nhân hay thông tin công ty nơi khách làm việc. Thông tin khách đang ở có sẵn trong PMS từ lúc nhận phòng là nền để ghi lên hóa đơn khi khách đồng ý.

Bước 3: Trong lúc lưu trú

Mỗi dịch vụ phát sinh ở nhà hàng, quầy bar, minibar, giặt ủi được ghi vào đúng bill ngay lúc phát sinh. Khoản ngoài thỏa thuận đi vào bill riêng của khách, trừ khi trưởng đoàn đã xác nhận khác bằng văn bản. Cách ghi dịch vụ về phòng ở quy mô resort được nói kỹ ở bài ghi nợ dịch vụ về phòng.

Bước 4: Lúc trả phòng

Chia hai luồng: khách thanh toán bill riêng của mình trước, nhận hóa đơn cho phần tự trả; bill chung của đoàn chốt sau, khi trưởng đoàn hoặc người được công ty chỉ định xem và xác nhận bảng kê. Trước khi lập hóa đơn công ty, đối chiếu tên, địa chỉ, mã số thuế với văn bản công ty đã gửi.

Bước 5: Sau khi đoàn trả phòng

Kế toán đối chiếu bill chung với hợp đồng đoàn, gửi hóa đơn tới email kế toán công ty đã cung cấp, lưu kèm bảng kê đã xác nhận. Hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của người mua, trừ khi người mua và người bán có thỏa thuận (Nghị định 254, Điều 10 khoản 1 điểm e), nên việc trưởng đoàn đã về không làm chậm việc gửi hóa đơn.

Phần 7: Lỗi hay gặp với hóa đơn khách đoàn và cách tránh

Phần 8: Những câu bài này không trả lời

Khi hỏi, nên gửi kèm mẫu hợp đồng đoàn hoặc hợp đồng với kênh, một bảng kê mẫu đã che thông tin cá nhân của khách, và mô tả ai trả cho ai, lúc nào. Với chuỗi, câu trả lời bằng văn bản nên được chia sẻ cho kế toán mọi cơ sở, kèm ghi chú cơ quan thuế nào trả lời và trả lời cho cơ sở nào.

Phần 9: DiHotel hỗ trợ phần nào trong việc xuất hóa đơn

DiHotel là PMS, không làm thay kế toán hay cơ quan thuế. Ở phần hóa đơn khi khách đoàn trả phòng, DiHotel làm ba việc:

• Tách thanh toán: tiền phòng một bill, dịch vụ như minibar một bill, để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách.
• Kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử khách sạn đang dùng. DiHotel không tự phát hành hóa đơn điện tử; mỗi cơ sở giữ nhà cung cấp hóa đơn điện tử của mình.
• Lấy sẵn thông tin khách đang ở phòng để xuất hóa đơn, không gõ lại. Có ích khi khách cung cấp tên, số định danh, hoặc số hộ chiếu và quốc tịch để ghi lên hóa đơn phần tự trả.

Thông tin khách có trong PMS từ lúc nhận phòng; cách lấy thông tin đó cho khai báo lưu trú mà không gõ lại tay được nói ở bài khai báo lưu trú cho chuỗi và resort. Phần sổ sách sau khi hóa đơn đã lập xem bài kế toán chuỗi khách sạn theo Thông tư 99 và trang phân hệ kế toán DiACC.

Những việc DiHotel không làm thay khách sạn: quyết định ghi thông tin ai lên hóa đơn, phân loại khoản đoàn trả trước, trả lời câu hỏi thuế. Các việc đó thuộc về kế toán của khách sạn và cơ quan thuế.

Công ty trả tiền phòng, khách tự trả dịch vụ thì xuất hóa đơn thế nào?

Về vận hành, trong PMS tiền phòng của đoàn đi vào một bill để công ty thanh toán, dịch vụ khách dùng như minibar đi vào bill riêng, rồi xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách. Nghị định 254/2026/NĐ-CP không có điều riêng cho khách đoàn có nhiều người trả tiền; cách hiểu an toàn là mỗi hóa đơn ghi thông tin người mua theo phần dịch vụ người đó mua. Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nghị định 254 có điều riêng về tách hóa đơn cho khách đoàn không?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP không có điều riêng cho khách đoàn hay cho việc tách hóa đơn theo người trả tiền; cách hiểu an toàn là ghi thông tin người mua trên từng hóa đơn theo bên mua phần dịch vụ đó, như Phụ lục mục 4 mô tả cho doanh nghiệp và cho cá nhân. Trường hợp cụ thể, khách sạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Vì sao công ty cần hóa đơn mang tên và mã số thuế của mình?

Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mục 4 điểm b, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc xuất cho người tiêu dùng không dùng được để doanh nghiệp hạch toán chi phí. Với người mua là doanh nghiệp, tên, địa chỉ, mã số thuế ghi đúng như giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký thuế (mục 4 điểm a).

Master folio là gì?

Là cách gọi quen của nhiều khách sạn cho bill chung của đoàn, nơi gom các khoản công ty hoặc bên tổ chức trả, như tiền phòng. Các khoản khách tự trả nằm ở bill riêng của từng khách. Cách gọi không quan trọng bằng việc thỏa thuận rõ khoản nào đi vào bill nào ngay từ hợp đồng đoàn.

Khách trong đoàn không muốn cung cấp thông tin thì sao?

Theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mục 4 điểm b, người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Lễ tân nên nói trước với khách rằng hóa đơn này không dùng được để doanh nghiệp hạch toán chi phí.

DiHotel có tự phát hành hóa đơn điện tử không?

Không. DiHotel kết nối với nhà cung cấp hóa đơn điện tử mà khách sạn đang dùng. DiHotel tách được thanh toán: tiền phòng một bill, dịch vụ như minibar một bill, để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách, và lấy sẵn thông tin khách đang ở phòng để xuất hóa đơn, không gõ lại.