Channel manager và PMS khác nhau thế nào ở chuỗi khách sạn?

Phần 1: PMS, channel manager và booking engine — ba hệ, ba việc

Cách dễ nhớ: PMS giữ sổ, channel manager đưa phòng ra các kênh, booking engine bán phòng trên website của chính khách sạn.

Ba hệ bổ sung cho nhau, không thay thế nhau. Trong hệ sinh thái DiHotel, phần đặt phòng trên website là DiBooking; phần kết nối kênh OTA đi qua hãng quản lý kênh mà từng cơ sở ký hợp đồng.

Phần 2: Những việc PMS làm mà channel manager không làm

Khách sạn ít kênh có thể còn xoay xở bằng tay, nhưng vẫn cần một sổ đặt phòng đúng — bài DiCloud cùng đợt nói kỹ hơn. Với chuỗi và resort, phần việc ngoài kênh là phần lớn khối lượng vận hành, và là nơi tiền thật được ghi nhận:

• Folio và ghi nợ dịch vụ về phòng. Nhà hàng, spa, minibar, giặt ủi, đưa đón ghi vào phòng, tách folio theo người trả. Cách làm ở resort có ở bài ghi nợ dịch vụ về phòng.
• Khối phòng đoàn và hợp đồng công ty, lữ hành. Giữ phòng cho đoàn, hạn chốt danh sách, giá hợp đồng, công nợ theo đối tác.
• Nhận phòng, trả phòng, xếp số phòng cụ thể, tình trạng buồng phòng. Channel manager biết "một phòng hạng Deluxe đã bán", PMS biết khách ở phòng nào, phòng nào đang dọn.
• Đơn ngoài kênh: khách gọi điện, email, khách vãng lai, khách quen của từng cơ sở. Channel manager chỉ biết đơn đi qua nó.
• Báo cáo theo cơ sở và báo cáo gộp cho cả chuỗi: doanh thu, công suất, ADR, RevPAR trên toàn bộ khách, không chỉ khách đến từ kênh.
• Kế toán. Doanh thu từ PMS đi sang DiACC, có báo cáo gộp nhiều đơn vị; cách làm theo Thông tư 99 có ở bài kế toán chuỗi theo Thông tư 99.

Ngược lại, PMS không thay channel manager: nó không giữ nhiều đường nối riêng tới từng kênh OTA. Ở chuỗi bán qua nhiều kênh, cần cả hai, nối hai chiều với nhau.

Phần 3: Channel manager cho chuỗi khách sạn — mỗi cơ sở một kết nối

Một hiểu lầm hay gặp là chuỗi có "một channel manager cho cả chuỗi". Trên thực tế, mỗi cơ sở là một khách sạn riêng trên từng kênh OTA: tài khoản riêng, hạng phòng riêng, đánh giá riêng. Trên hãng quản lý kênh, mỗi cơ sở cũng là một tài khoản hoặc một khách sạn riêng, với bảng ánh xạ riêng. Vì vậy kết nối giữa PMS và hãng quản lý kênh cũng là một kết nối cho mỗi cơ sở.

• Các cơ sở có thể dùng hãng khác nhau. Cơ sở mua lại hay mở ở các thời điểm khác nhau thường mang theo hãng đang dùng. Lập bảng: cơ sở nào, hãng nào, bán trên những kênh nào.
• Một cơ sở có sự cố kết nối không kéo theo cơ sở khác. Khi xử lý, đầu mối là người làm Sale của chính cơ sở đó.
• Hợp đồng với hãng có thể ký theo chuỗi, nhưng cài đặt, ánh xạ và theo dõi vẫn theo từng cơ sở.

Phần 4: Đồng bộ tồn phòng nhiều cơ sở — tồn phòng và giá theo từng cơ sở

"Đồng bộ tồn phòng nhiều cơ sở" không có nghĩa là gộp phòng của các cơ sở thành một kho chung. Mỗi cơ sở có số phòng, hạng phòng và giá của riêng mình, và số phòng trống của cơ sở nào thì đi ra các kênh của cơ sở đó. Thứ được làm chung cho cả chuỗi là cách làm:

• Quy ước chung về tên hạng phòng, gói giá, nguồn đặt phòng trên PMS, để báo cáo theo kênh so được giữa các cơ sở.
• Mọi thứ làm thay đổi số phòng có thể bán được ghi trên PMS trước: đặt phòng đoàn, đặt qua điện thoại, phòng tạm ngưng bán. PMS là nơi giữ sổ gốc, nên số phòng trống đi ra kênh chỉ đúng khi sổ gốc đúng.
• Đồng bộ kịp thời giữa PMS, hãng và kênh giảm nguy cơ trùng phòng, đặc biệt ở mùa hội nghị khi khối phòng đoàn và đơn lẻ cùng tranh những phòng cuối. Cách giữ cọc và tồn phòng mùa này có ở bài mùa hội nghị: đặt cọc và tồn phòng trên nhiều cơ sở.

Phần 5: Ai được sửa giá — phân quyền trong PMS

Ở chuỗi, câu hỏi "ai được sửa giá" quan trọng không kém câu hỏi "giá bao nhiêu". Khi giá đi từ PMS sang hãng rồi ra các kênh, người sửa giá trên PMS đang sửa giá trên mọi kênh của cơ sở đó cùng lúc.

• Phân quyền người dùng trong PMS: xác định rõ ai được sửa giá; người không phụ trách giá, như lễ tân, chỉ nên được xem.
• Một đầu mối giá cho mỗi cơ sở, có người duyệt ở cấp chuỗi với các đợt giá lớn như mùa cao điểm, lễ Tết.
• Hạn chế sửa thẳng trên trang quản trị của kênh hay trên hãng khi giá đã đi từ PMS, vì dễ làm hai nơi lệch nhau và khó truy ai đã sửa.
• Hỏi nhà cung cấp về lưu vết thay đổi giá: đây là câu nên đưa vào thẩm định, vì khi có khiếu nại về giá, chuỗi cần biết ai sửa, sửa lúc nào, ở cơ sở nào.

Phần 6: Luồng hai chiều giữa PMS, hãng quản lý kênh và kênh OTA

Chiều đi ra: tồn phòng và giá

• Bước 1. Số phòng trống và giá theo hạng phòng, gói giá của cơ sở nằm trên DiHotel.
• Bước 2. DiHotel gửi sang hãng quản lý kênh của cơ sở đó, theo bảng ánh xạ đã chốt.
• Bước 3. Hãng đẩy ra từng kênh OTA đã nối với cơ sở.
• Bước 4. Khi có đặt phòng mới ở bất kỳ nguồn nào, số phòng trống trên DiHotel thay đổi và vòng lặp chạy lại.

Chiều đi về: đặt phòng

• Bước 1. Khách đặt trên một kênh OTA.
• Bước 2. Đơn về hãng quản lý kênh của cơ sở.
• Bước 3. Hãng chuyển đơn vào DiHotel với thông tin đã ánh xạ (hạng phòng, gói giá), để lễ tân không nhập lại.
• Bước 4. Trên DiHotel, đơn đi tiếp phần việc của PMS: xếp phòng, ghi cách thanh toán (trả trước cho kênh hay trả tại khách sạn), mở folio khi khách đến, ghi doanh thu theo nguồn.

Hai chiều này chạy cho từng cơ sở. Ánh xạ hạng phòng và gói giá do người làm Sale của từng cơ sở làm cùng nhân viên hãng quản lý kênh, vì họ biết gói nào đang bán trên kênh nào; đội triển khai DiHotel hỗ trợ cài đặt phía DiHotel cho khớp. Nếu chuỗi đang dùng một PMS khác và tính đổi sang DiHotel, các cơ sở giữ nguyên hãng quản lý kênh đang dùng, chỉ chuyển đường nối, không chạy song song; trình tự theo cơ sở có ở bài đổi phần mềm cho chuỗi khách sạn: có phải nối lại kênh OTA?

Phần 7: Channel manager nhãn trắng gắn kèm PMS: rẻ nhưng cần hỏi gì

Trên thị trường, một số PMS đám mây bán gói có sẵn channel manager. Có trường hợp đó là channel manager nhãn trắng: PMS mua nền kết nối kênh của một hãng khác rồi gắn tên mình lên. Cách làm này không sai, và gói trọn thường có giá dễ chịu. Với chuỗi, nơi mỗi cơ sở bán qua nhiều kênh và hợp đồng kéo dài nhiều năm, ban điều hành nên biết rõ mình đang mua gì.

Cách nhận biết

• Channel manager không có tên riêng, hoặc trùng tên với PMS.
• Khách sạn không có hợp đồng hay tài khoản riêng với hãng thực sự làm phần kết nối kênh.
• Không tìm thấy hãng đó trong chương trình đối tác kết nối của các kênh OTA lớn.
• Sự cố trên kênh phải báo qua PMS, không có đầu mối nào của hãng kết nối kênh.

Những điều có thể xảy ra, tùy hợp đồng

• Đổi PMS có thể kéo theo việc nối lại từng kênh, nếu kết nối kênh đứng tên PMS. Khi đó từng cơ sở phải nối lại từng kênh OTA; ràng buộc ngầm này nhân lên theo số cơ sở.
• Sự cố giá, tồn phòng có thể phải đi vòng qua PMS. Sale cơ sở thường không làm việc trực tiếp với bên đang giữ đường nối.
• Chất lượng kết nối với từng kênh là của hãng gốc, khách sạn khó tự kiểm.
• Phí channel manager có thể đã nằm trong giá gói — nên hỏi tách giá để so đúng.
• PMS đổi nhà cung cấp nền hoặc ngừng kinh doanh thì kết nối kênh của cả chuỗi có thể đổi theo mà khách sạn không được hỏi trước.

Câu nên hỏi khi được chào gói có sẵn channel manager

• Phần kết nối kênh do hãng nào làm? Từng cơ sở có hợp đồng, tài khoản riêng với hãng đó không?
• Nếu sau này chuỗi đổi PMS, kết nối với các kênh OTA của từng cơ sở có giữ được không?
• Giá tách ra: PMS bao nhiêu, kết nối kênh bao nhiêu, theo cơ sở hay theo phòng?
• Khi số phòng trên kênh lệch, Sale cơ sở gọi ai, ai chịu trách nhiệm sửa, trong bao lâu thì có người xử lý?

Lập trường của DiHotel, và cái giá của lập trường đó

DiHotel không có channel manager riêng và không gắn channel manager nhãn trắng. Mỗi cơ sở ký trực tiếp với hãng quản lý kênh mình chọn, có tài khoản và đầu mối riêng, và giữ quan hệ đó. Vì vậy khi đổi PMS, cơ sở giữ nguyên hãng và các kênh, chỉ chuyển đường nối.

Nói cho đủ: cách này có giá của nó. Khách sạn trả phí channel manager riêng theo hợp đồng với hãng, nên nhìn tổng chi phí có thể cao hơn một gói trọn. Đổi lại là sự độc lập và minh bạch: chuỗi biết rõ mình trả cho ai, trả cho việc gì, và không bị ràng kênh bán phòng vào một nhà cung cấp PMS.

Phần 8: Checklist thẩm định kết nối channel manager cho chuỗi

Trước khi ký PMS hay hãng quản lý kênh, ban điều hành nên có câu trả lời bằng văn bản cho từng dòng dưới đây, theo từng cơ sở:

Nên chạy thử kết nối với một cơ sở trước, đối chiếu kênh, hãng và PMS cho một số đơn thật, rồi mới mở rộng sang các cơ sở khác.

Phần 9: DiHotel trong bức tranh kênh bán phòng của chuỗi

DiHotel là phần mềm quản lý khách sạn AI và là nền tảng gốc cho khách sạn 4–5 sao, resort và chuỗi. Phần AI nằm ở DiChatbot, chatbot AI hỗ trợ trả lời khách; kết nối channel manager thì không phải AI, đó là đồng bộ dữ liệu theo bảng ánh xạ. Với phần kênh bán phòng của chuỗi:

• Sổ đặt phòng gốc theo từng cơ sở: đơn từ kênh, từ website qua DiBooking, từ hợp đồng đoàn và điện thoại cùng một sổ.
• Kết nối hai chiều theo từng cơ sở với hãng quản lý kênh cơ sở đó chọn, trong danh sách đã kết nối.
• Phân quyền người dùng trong PMS, để chuỗi tự đặt ai được sửa giá.
• Chủ đầu tư và GM theo dõi doanh thu, ADR, RevPAR, công suất, công nợ qua DiOwner, ứng dụng chỉ đọc, số khớp hệ vận hành, xem từng cơ sở hoặc cả chuỗi.
• Kế toán trên DiACC, có báo cáo gộp nhiều đơn vị.

Channel manager và PMS khác nhau thế nào?

PMS là hệ thống quản lý khách sạn, giữ sổ đặt phòng gốc và làm nhận phòng, trả phòng, folio, thu tiền, buồng phòng, báo cáo. Channel manager là hãng quản lý kênh, gửi số phòng trống và giá ra các kênh OTA và nhận đặt phòng từ kênh về. Chuỗi bán qua nhiều kênh thường cần cả hai, nối hai chiều với nhau.

Booking engine khác channel manager ở đâu?

Booking engine cho khách đặt và thanh toán trực tiếp trên website của khách sạn. Channel manager phục vụ các kênh OTA bên ngoài. Hai hệ không thay thế nhau; cả hai đều nên lấy số phòng trống và giá từ PMS.

Chuỗi nhiều cơ sở có dùng chung một kết nối channel manager không?

Không. Mỗi cơ sở là một khách sạn riêng trên từng kênh và trên hãng quản lý kênh, nên kết nối giữa PMS và hãng là một kết nối cho mỗi cơ sở, với tồn phòng, giá và bảng ánh xạ riêng. Thứ làm chung cho cả chuỗi là quy ước tên hạng phòng, gói giá và nguồn đặt phòng.

Ai nên được quyền sửa giá bán trên các kênh?

Một đầu mối giá cho mỗi cơ sở, được phân quyền trong PMS, có người duyệt ở cấp chuỗi với các đợt giá lớn. Nên hạn chế sửa thẳng trên kênh hay trên hãng khi giá đã đi từ PMS.

Channel manager nhãn trắng là gì và có nên dùng không?

Là channel manager có sẵn trong gói PMS, làm trên nền của một hãng khác nhưng mang tên PMS. Gói trọn thường có giá dễ chịu. Trước khi dùng, nên hỏi phần kết nối kênh do hãng nào làm, từng cơ sở có hợp đồng riêng với hãng đó không, đổi PMS có giữ được kết nối kênh không, và giá tách ra là bao nhiêu.

DiHotel có channel manager riêng không?

Không. DiHotel kết nối hai chiều với hãng quản lý kênh mà từng cơ sở dùng: tồn phòng và giá từ DiHotel đi sang hãng rồi ra các kênh, đặt phòng từ kênh về hãng rồi vào DiHotel. Phí channel manager là hợp đồng riêng giữa khách sạn và hãng.