Đổi phần mềm khách sạn: khóa từ, tổng đài nối lại thế nào?

Phần 1: PMS nối những gì trong khách sạn — khóa từ, tổng đài, tính cước, IPTV, máy lạnh trung tâm

Mỗi kết nối gắn với một việc cụ thể ở khách sạn. Khi lập kế hoạch đổi phần mềm, nên liệt kê theo việc đó, không chỉ theo tên thiết bị:

“Đang chạy thật” ở đây nói về nhóm kết nối, không có nghĩa mọi dòng máy trên thị trường đều đã được nối. Danh sách dòng máy, đời máy cụ thể cần được khảo sát tại khách sạn trước khi chốt; cách làm này đúng cho mọi mô hình triển khai của DiHotel.

Trang giới thiệu hệ thống quản lý khách sạn DiHotel có nhắc tích hợp với tổng đài điện thoại và IPTV. Ở bài này, ta chỉ bàn việc nối lại khi đổi phần mềm.

Vì sao nên tính các kết nối này từ đầu

Các thiết bị này đã trả tiền rồi và gắn vào tòa nhà, nên không ai muốn thay chỉ vì đổi phần mềm. Nhưng kết nối cũ được dựng cho hệ cũ, nên khi đổi PMS, đường nối phải được làm lại ở phía phần mềm mới. Nếu việc này được phát hiện sát ngày chuyển, lễ tân phải cấp thẻ bằng phần mềm riêng của hãng, kế toán phải cộng cước tay, và các bộ phận sẽ gọi nhau suốt ca đầu tiên. Không có gì trong đó là sai của hãng thiết bị hay của hệ cũ; đơn giản là việc chưa được đưa vào kế hoạch.

Phần 2: Tổng đài gửi gì, tính cước vào hóa đơn ra sao

Trong các kết nối, tổng đài và tính cước thường được nhắc sau cùng khi bàn đổi phần mềm, nhưng lại chạm vào tiền của khách. Thông thường, tổng đài xuất dữ liệu cuộc gọi (máy nhánh nào, gọi số nào, lúc nào, bao lâu), phần tính cước dùng dữ liệu đó cùng bảng giá cước của khách sạn để ra số tiền rồi ghi vào bill của phòng tương ứng, và lúc khách trả phòng thì khoản cước nằm cùng các khoản khác trong bill.

Khi đổi phần mềm, có bốn điểm nên kiểm:

• Đời tổng đài và cách xuất dữ liệu. Xin mẫu dữ liệu cuộc gọi thật, đã che số điện thoại của khách, để đội triển khai xem đúng định dạng.
• Ánh xạ máy nhánh với số phòng. Khách sạn từng cải tạo, gộp phòng hoặc đổi số phòng thường có vài máy nhánh không khớp sơ đồ phòng hiện tại. Nên rà lại trước khi nối.
• Bảng giá cước. Nhập lại trên phần mềm mới và để kế toán xác nhận, kể cả các loại cuộc gọi miễn phí trong nội bộ.
• Đối chiếu một ngày cuộc gọi. Lấy một ngày thật, so số cuộc gọi và số tiền giữa dữ liệu tổng đài và bill phòng. Lệch chỗ nào, tìm nguyên nhân chỗ đó trước ngày chuyển.

Một điểm cuối dành cho kế toán: khoản cước phát sinh ngay quanh giờ chuyển nên được quy định rõ, ai ghi, ghi trên hệ nào, để không sót cũng không ghi hai lần. Cách tách bill và xuất hóa đơn cho công ty và cho khách đã có ở bài khách đoàn trả phòng: tách bill công ty và khách thế nào?

Phần 3: Chuỗi nhiều cơ sở — nhiều hãng khóa, nhiều đời thiết bị

Với chuỗi, câu “khách sạn tôi dùng khóa hãng gì” không có một câu trả lời. Cơ sở mua lại có thể mang theo hãng cũ, cơ sở cải tạo một phần có thể có hai đời khóa trong một tòa nhà. Cùng một hãng, khác đời đầu mã hóa, có thể cần câu trả lời khác nhau. Cách làm gọn là một bảng chung cho cả chuỗi, mỗi cơ sở một dòng, mỗi kết nối một cột:

Bảng này cho ban điều hành thấy ngay ba việc: dòng khóa nào đã có kết nối, dòng khóa nào phải làm kết nối mới, dòng khóa nào chưa có câu trả lời về SDK. Về chi phí, phần kết nối phía DiHotel không thu thêm kể cả khi hãng chưa có kết nối; ngân sách cần tính là những gì nằm ở phía hãng, nếu có, như giấy phép, đầu mã hóa hay công của đơn vị bảo trì. Những khoản đó phải hỏi hãng, bài này không đoán thay.

Khác biệt nên ghi rõ trong bảng là khóa online hay khóa offline. Gia hạn và đổi phòng đều thao tác ngay trên DiHotel: với khóa online thì xong luôn, còn với khóa offline thì khách mang thẻ xuống quầy để ghi lại, nên cơ sở nào dùng khóa offline cần báo trước để lễ tân dặn khách.

Khi một cơ sở vướng SDK

Nếu hãng của một cơ sở không cung cấp SDK, kết nối của cơ sở đó chưa làm được. Không nên để một cơ sở chặn cả chuỗi. Ban điều hành có thể tách cơ sở đó xuống cuối lộ trình, tiếp tục làm việc với hãng hoặc đơn vị lắp đặt, và cân nhắc phương án thiết bị như một quyết định đầu tư riêng của cơ sở, tách khỏi quyết định đổi phần mềm.

Phần 4: Tài liệu cần nhận từ hãng trước khi làm kết nối

Việc kết nối đi nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều vào tài liệu đến sớm hay muộn. Bài không đưa ra số ngày, vì thời gian tùy hãng và dòng máy; chỉ có thể nói gửi tài liệu càng sớm thì khách sạn càng chủ động. Danh mục nên xin:

Từ hãng khóa hoặc đơn vị lắp đặt

• SDK và tài liệu hướng dẫn cho đúng dòng khóa, kèm phiên bản.
• Điều kiện sử dụng SDK, giấy phép nếu có, và chi phí phía hãng nếu có.
• Thông tin đầu mã hóa đang dùng, và trả lời bằng văn bản: đầu mã hóa này có giữ được không?
• Trả lời bằng văn bản: thẻ của khách đang ở vào ngày chuyển có cần làm lại không?
• Người liên hệ kỹ thuật, và có cần người của hãng có mặt trong ngày chuyển không.

Từ đơn vị bảo trì tổng đài, truyền hình phòng, máy lạnh trung tâm

• Tổng đài: đời máy, cách xuất dữ liệu cuộc gọi, một mẫu dữ liệu thật đã che số của khách, danh sách máy nhánh theo phòng.
• Truyền hình phòng: dòng hệ thống, tài liệu kết nối, người liên hệ kỹ thuật.
• Máy lạnh trung tâm: dòng hệ thống, tài liệu kết nối, cách phân vùng theo phòng, người liên hệ kỹ thuật.

Từ khách sạn

• Sơ đồ phòng hiện tại, tên và số phòng đúng như đang vận hành.
• Các hợp đồng bảo trì thiết bị còn hiệu lực, để biết có điều khoản nào liên quan tới việc đổi phần mềm.
• Một người có quyền làm việc với từng đơn vị bảo trì thay mặt khách sạn.

Phần 5: Thứ tự làm theo cơ sở

Đổi phần mềm cho chuỗi nên đi lần lượt từng cơ sở. Với mỗi cơ sở, các kết nối đi theo thứ tự dưới đây, ghi bằng mốc “xong khi”, không ghi số giờ:

Chuyển kết nối làm một lần, không chạy song song hai hệ cùng nối vào một thiết bị. Điều này giống cách chuyển đường nối kênh OTA ở bài đổi phần mềm cho chuỗi khách sạn: có phải nối lại kênh OTA? Phần dữ liệu và số dư có ở bài biên bản chốt số dư cho kế toán trưởng và checklist 10 bước chuyển đổi phần mềm.

Cơ sở đầu tiên nên chọn nơi thiết bị rõ ràng, có người kỹ thuật tại chỗ. Bài học từ cơ sở đầu, đặc biệt là câu trả lời của hãng khóa, được ghi lại cho cơ sở sau dùng hãng đó. Tránh chọn ngày chuyển vào đợt đông khách hay ngày có đoàn lớn nhận phòng.

Phần 6: Bảng thẩm định kết nối khi chọn phần mềm mới

Bảng dưới dùng được với bất kỳ nhà cung cấp nào, kể cả DiHotel. Thay vì hỏi “có nối được không”, hãy xin bằng chứng cho từng dòng:

Bảng này nên đi cùng bộ tiêu chí ở bài thẩm định nhà cung cấp cho chuỗi. Đọc xong, chủ đầu tư và GM thường thấy rõ phần nào cần ghi vào hợp đồng, phần nào chỉ cần ghi vào biên bản khảo sát.

Phần 7: Gói Đổi hệ 0 đồng và phần đấu nối

Với khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở đang chạy phần mềm cài tại chỗ đời cũ, ký hợp đồng đến hết 30/06/2027, gói Đổi hệ 0 đồng gồm chuyển đổi dữ liệu 0 đồng, hệ cũ giữ chỉ đọc 3–6 tháng để tra cứu, không trả tiền hai lần theo điều kiện của gói, biên bản chốt số dư và đào tạo theo bộ phận.

Phần 8: DiHotel làm gì, không làm gì ở phần kết nối

• Đang chạy thật: kết nối khóa từ, tổng đài, tính cước điện thoại, IPTV và hệ thống máy lạnh trung tâm.
• Khóa từ: đội triển khai dùng lại SDK của hãng khóa để kết nối, thẻ cũ dùng tiếp được.
• Hãng khóa chưa có kết nối: dùng SDK của hãng để làm kết nối, không thu thêm phí kết nối.
• Máy lạnh trung tâm: khi nhận phòng, máy lạnh của phòng tự động bật.
• Chuyển kết nối: làm một lần, không chạy song song.

Những gì DiHotel không quyết định thay được: hãng có cung cấp SDK hay không; bảo hành, sửa chữa thiết bị, vốn thuộc hợp đồng giữa khách sạn và hãng hoặc đơn vị bảo trì.

DiHotel đang kết nối được những hệ thống nào trong khách sạn?

DiHotel đang chạy thật các kết nối: khóa từ, tổng đài, tính cước điện thoại, IPTV và hệ thống máy lạnh trung tâm. Dòng máy, đời máy cụ thể của từng cơ sở cần được khảo sát tại khách sạn trước khi chốt.

Đổi sang DiHotel thì thẻ khóa từ cũ có dùng tiếp được không?

Được, với điều kiện hãng khóa cung cấp SDK (bộ công cụ kết nối). Đội triển khai dùng lại SDK của hãng khóa để kết nối, và thẻ cũ dùng tiếp được.

Hãng khóa chưa có kết nối với DiHotel thì có mất thêm phí không?

Đội triển khai dùng SDK của hãng để làm kết nối, và DiHotel không thu thêm phí kết nối vì đã nằm trong giá hợp đồng. Điều kiện là hãng có cung cấp SDK. Nếu hãng thu chi phí riêng cho SDK hoặc giấy phép thì đó là câu cần hỏi hãng.

Gói Đổi hệ 0 đồng có gồm đấu nối khóa từ, tổng đài không?

Không. Gói Đổi hệ 0 đồng không gồm đấu nối khóa từ, tổng đài. Gói áp dụng cho khách sạn từ 50 phòng hoặc chuỗi từ 2 cơ sở đang chạy phần mềm cài tại chỗ đời cũ, ký hợp đồng đến hết 30/06/2027.

Hệ thống máy lạnh trung tâm kết nối với DiHotel để làm gì?

Khi lễ tân làm thủ tục nhận phòng trên DiHotel, máy lạnh của phòng đó tự động bật. Khách sạn nên xác nhận hệ thống máy lạnh trung tâm của từng cơ sở trong lượt khảo sát.

Khách đang ở vào ngày đổi có phải làm lại thẻ không?

Chưa có câu trả lời chung, vì tùy dòng khóa. Khách sạn nên ghi rõ dòng khóa, đời đầu mã hóa của từng cơ sở và hỏi hãng khóa cùng đội triển khai, có trả lời bằng chữ trước khi ký.