Phần mềm khai báo lưu trú khách sạn: xuất đúng mẫu, không gõ lại

Phần 1: Khung pháp lý từ 01/7/2026 mà ban điều hành cần nắm

• Luật số 118/2025/QH15 (thông qua 10/12/2025, hiệu lực 01/7/2026) sửa Điều 30 Luật Cư trú về thông báo lưu trú.
• Thông tư 116/2026/TT-BCA (29/6/2026, hiệu lực 01/7/2026) hướng dẫn Luật Cư trú, quy định hình thức thông báo và mẫu Phiếu thông báo lưu trú CT14.
• Thông tư 87/2026/TT-BCA (09/6/2026, hiệu lực 24/7/2026) thay Thông tư 53/2016/TT-BCA, quy định khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
• Nghị định 96/2016/NĐ-CP, Điều 44 — trách nhiệm của cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú.

Với khách Việt Nam, cơ sở thông báo với Công an xã, phường, đặc khu nơi đặt cơ sở sáu mục: họ và tên; ngày, tháng, năm sinh; số định danh cá nhân hoặc số hộ chiếu; lý do, thời gian và địa chỉ lưu trú — trước 23 giờ, hoặc trước 8 giờ sáng hôm sau nếu khách đến sau 23 giờ. Nghị định 96/2016/NĐ-CP yêu cầu nhập thông tin khách trước khi cho khách vào phòng và lưu trữ ít nhất 36 tháng.

Cổng chung của Bộ Công an

Từ 21/5/2026, Bộ Công an dùng một trang chung cho khách Việt Nam và khách nước ngoài tại tbltkbtt.bocongan.gov.vn, kèm ứng dụng "TBLT KBTT". Cổng có chức năng tải file lên, danh sách mẫu để nhập nhiều khách Việt Nam cùng lúc, tải danh sách đã khai, và theo Bộ Công an hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh dưới một tài khoản chính. Đăng nhập cần mật khẩu, mã kiểm tra và mã xác thực từ ứng dụng xác thực. Cổng đang được triển khai, cách áp dụng có thể khác nhau tùy địa phương.

Chế tài

Theo quy định xử phạt hiện hành (Nghị định 282/2025/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP), cơ sở kinh doanh lưu trú không thông báo lưu trú có thể bị phạt từ 2 đến 12 triệu đồng tùy số khách: 2–4 triệu đồng với 1–3 người, 4–8 triệu đồng với 4–8 người, 8–12 triệu đồng từ 9 người. Bỏ sót một đoàn từ 9 khách đã rơi vào bậc cao nhất. Không khai báo tạm trú cho khách nước ngoài bị xử phạt theo quy định riêng.

Phần 2: Khách quốc tế — khai ngay khi đến, áp lực riêng của resort

• Khai điện tử ngay khi khách đến cơ sở, trên hệ thống khai báo tạm trú điện tử do Bộ Công an vận hành (Thông tư 87/2026/TT-BCA).
• Áp dụng cả khi khách đặt qua nền tảng số — đặt qua kênh nào, cơ sở vẫn là bên khai.
• Tài khoản khai báo do người khai tự bảo mật, bị tạm khóa nếu 12 tháng không khai báo.

Khách quốc tế đến rải rác suốt ngày đêm, nên khai báo cho họ phải gắn vào chính thao tác nhận phòng, không gom cuối ca.

Bảng tóm tắt thời hạn, kênh và nội dung khai báo

Phần 3: Khách đoàn nhận phòng hàng loạt

• Danh sách đoàn gửi trước chỉ là bản nháp. Thông tin khai báo phải khớp giấy tờ của người thực nhận phòng; đoàn thường có người rút tên, người đi thay.
• Đoàn hỗn hợp chạy hai luồng thời hạn. Khách Việt Nam theo mốc 23 giờ hoặc 8 giờ sáng; khách nước ngoài trong cùng đoàn khai ngay khi đến.
• Một lễ tân phụ trách đoàn, kiểm từng hồ sơ với giấy tờ và chịu trách nhiệm khai báo cho cả đoàn.
• Đối chiếu số lượng trước khi tải lên: số khách trong file phải bằng số khách thực đã nhận phòng.

Nghiệp vụ khách đoàn và khai báo tạm trú trong hệ sinh thái DiHotel đã được giới thiệu trong bài về các lợi ích chuyên sâu của DiHotel. Điều cần nhấn: khi hồ sơ từng khách đã đủ từ lúc nhận phòng, khai báo cho cả đoàn là một file và một lần tải lên.

Phần 4: Nhiều cơ sở — ai chịu trách nhiệm khai báo ở mỗi nơi

• Mỗi cơ sở một người phụ trách chính và một người dự phòng ca đêm, ghi tên cụ thể, cập nhật khi đổi nhân sự.
• Mã xác thực nằm trên điện thoại của ai. Nếu người giữ thiết bị nghỉ đúng đêm cao điểm, người dự phòng phải đăng nhập được.
• Không chia sẻ mật khẩu qua nhóm tin nhắn; quy định yêu cầu người khai báo tự bảo mật tài khoản.
• Cơ sở theo mùa kiểm tài khoản trước mùa, vì tài khoản khai báo tạm trú bị tạm khóa sau 12 tháng không phát sinh khai báo.
• Một bảng kênh khai báo theo từng cơ sở: cơ sở nào dùng kênh nào, đầu mối ở Công an phường, xã là ai.

Báo cáo lên cấp điều hành chỉ cần ba con số mỗi sáng cho từng cơ sở: khách đã nhận phòng hôm qua, khách đã khai, khách chưa khai và lý do.

Phần 5: Xuất đúng mẫu, không gõ lại — phần mềm làm gì và không làm gì

Với DiHotel, lễ tân quét căn cước hoặc hộ chiếu tại quầy; họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, quốc tịch được điền vào hồ sơ khách mà không phải gõ. Hệ thống chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ — chi tiết có ý nghĩa với nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân, đã phân tích trong bài bảo vệ dữ liệu cá nhân khách sạn.

• Chọn danh sách cần khai: một khách quốc tế vừa đến, một đoàn vừa nhận phòng xong, hoặc khách Việt Nam đã nhận phòng trong ca.
• Xuất file theo mẫu cổng khai báo yêu cầu, từ chính hồ sơ đã nhập lúc nhận phòng.
• Lễ tân đăng nhập cổng bằng tài khoản của cơ sở, tải file lên, xem lại danh sách trên cổng.

DiHotel không kết nối thẳng với cổng khai báo của công an, vì cổng không cho phần mềm bên ngoài kết nối trực tiếp và việc đăng nhập đòi xác thực của người khai báo. Bước tải file lên vẫn do người có tài khoản thực hiện; cái được bỏ đi là phần gõ lại.

Phần 6: Lưu vết đã khai, chưa khai và nhịp kiểm soát hằng ngày

• Ghi nhận trạng thái từng khách — chưa khai, đã khai, chờ đợt sáng — trên hồ sơ khách hoặc sổ theo dõi ca, không để trong trí nhớ người trực.
• Kiểm trước khi tải file: số giấy tờ đủ ký tự, ngày sinh đúng thứ tự, quốc tịch, ngày đến và ngày đi, số khách khớp thực tế.
• Trước khi chốt ca đêm: rà khách đã nhận phòng mà chưa khai; khách đến sau 23 giờ chuyển sang đợt trước 8 giờ sáng.
• Đầu ca sáng: đối chiếu khách đang ở với danh sách đã khai tải từ cổng.

Những nhịp này không phụ thuộc công cụ, nhưng khi mọi cơ sở chạy trên cùng một phần mềm quản lý khách sạn AI, danh sách cần rà đã có sẵn theo cùng một cách ở mọi nơi. Phần kiến trúc và bảo mật phía sau được trình bày trong bài nền tảng doanh nghiệp của DiHotel.

Phần mềm khai báo lưu trú khách sạn là gì?

Cụm từ này chỉ hai thứ: kênh khai báo của công an, hiện là cổng chung tbltkbtt.bocongan.gov.vn; và phần mềm quản lý khách sạn ở phía cơ sở, giúp chuẩn bị dữ liệu để khai báo. DiHotel thuộc loại thứ hai: xuất file theo mẫu cổng yêu cầu để lễ tân tải lên.

Resort đón nhiều khách quốc tế cần lưu ý gì về khai báo?

Theo Thông tư 87/2026/TT-BCA, khai báo tạm trú điện tử cho khách nước ngoài phải thực hiện ngay khi khách đến; nếu dùng phiếu giấy mẫu NA17 thì chuyển cho Công an cấp xã trong 12 giờ, vùng sâu, vùng xa trong 24 giờ.

Khách đoàn đến sau 23 giờ thì khai báo thế nào?

Khách Việt Nam đến sau 23 giờ được thông báo trước 8 giờ sáng hôm sau; khách nước ngoài trong cùng đoàn vẫn phải khai ngay khi đến. Phần khách Việt Nam của đoàn có thể được xuất thành một file và tải lên trong đợt sáng, sau khi đối chiếu số khách thực đã nhận phòng.

DiHotel có gửi thẳng dữ liệu khách lên cổng của công an không?

Không. Cổng của Bộ Công an không cho phần mềm bên ngoài kết nối trực tiếp và yêu cầu người khai báo đăng nhập, xác thực. DiHotel xuất file theo mẫu cổng yêu cầu từ thông tin đã nhập lúc nhận phòng; lễ tân tải file lên cổng, không phải gõ lại từng khách.

Chuỗi nhiều cơ sở nên phân công khai báo thế nào?

Mỗi cơ sở nên có một người phụ trách chính và một người dự phòng ca đêm, tài khoản khai báo được tự bảo mật, không chia sẻ mật khẩu qua nhóm tin nhắn. Kênh áp dụng nên hỏi Công an phường, xã nơi đặt từng cơ sở, vì cách áp dụng có thể khác nhau tùy địa phương.

Không thông báo lưu trú thì bị phạt bao nhiêu?

Theo quy định xử phạt hiện hành, cơ sở kinh doanh lưu trú không thông báo lưu trú có thể bị phạt từ 2 đến 12 triệu đồng tùy số khách không được thông báo. Việc không khai báo tạm trú cho khách nước ngoài bị xử phạt theo quy định riêng.