Folio là gì trong khách sạn? Guest folio, master folio

Phần 1: Folio là gì — một tài khoản đang mở của khách

Chữ “folio” vốn chỉ một tờ sổ. Trong khách sạn, folio là tờ sổ riêng của một khách, một phòng hay một đoàn, nay nằm trong phần mềm quản lý thay vì trên giấy. Cách đọc folio giống cách đọc một tài khoản:

• Cột phát sinh: những khoản khách sử dụng, như tiền phòng từng đêm, bữa tối ở nhà hàng, đồ uống ở quầy bar, giặt ủi, đưa đón.
• Cột thanh toán: những khoản khách đã trả hoặc đã được ghi có, như tiền cọc, tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, khoản giảm trừ đã được duyệt.
• Số dư: tổng phát sinh trừ tổng thanh toán. Số dư dương nghĩa là khách còn phải trả. Số dư âm nghĩa là khách sạn đang giữ tiền của khách, ví dụ tiền cọc lớn hơn số đã dùng.

Ví dụ dưới đây là một guest folio minh họa, số tiền giả định, để thấy folio thay đổi qua từng ngày lưu trú:

Nhìn bảng này, ba người đọc ba việc khác nhau. Lễ tân thấy khách còn phải trả bao nhiêu. Kế toán thấy doanh thu phòng, doanh thu nhà hàng và tiền đã thu nằm ở đâu. Khách thấy mình đã dùng gì. Folio đúng thì cả ba cùng khớp; folio sai thì cả ba cùng phải đi tìm.

Phần 2: Guest folio là gì

Guest folio là folio của một khách hoặc một phòng. Đây là loại folio phổ biến, gặp ở khách lẻ, khách công tác tự trả, gia đình đi nghỉ. Ở nhiều khách sạn, mỗi phòng có một guest folio mặc định, đứng tên người nhận phòng.

Một phòng, nhiều folio

Một phòng có thể cần nhiều hơn một folio. Hai đồng nghiệp ở chung phòng, mỗi người tự trả một nửa tiền phòng; hoặc một gia đình muốn tách tiền ăn uống của người lớn và của con đã đi làm. Khi đó lễ tân mở thêm folio trong cùng một phòng, và quy định khoản nào vào folio nào ngay lúc nhận phòng, chứ không đợi tới lúc trả phòng mới tách. DiHotel tách được nhiều folio trong một phòng.

Folio không gắn với phòng

Có những khoản cần một folio nhưng không có phòng đi kèm: khách vãng lai dùng spa, khách ngoài vào ăn tiệc, một công ty đặt cọc trước cho sự kiện còn chưa có danh sách phòng. Thông thường, khách sạn mở một folio không gắn phòng để giữ các khoản này, thay vì ghi tạm vào một phòng nào đó rồi chuyển đi sau. Ghi tạm vào phòng khác là một nguồn lệch số hay gặp. DiHotel có folio không gắn phòng thật, dùng cho khách vãng lai và các tài khoản dùng chung.

Phần 3: Master folio là gì — folio đoàn, folio công ty

Master folio là folio chung của một nhóm, đứng tên bên trả tiền cho cả nhóm: công ty lữ hành gửi đoàn, doanh nghiệp tổ chức hội nghị, ban tổ chức đám cưới có khối phòng, hay một công ty ký hợp đồng trả tiền phòng cho nhân viên đi công tác. Mục đích là để bên trả tiền nhận một bảng kê gọn, thay vì hàng chục folio rời rạc.

Với DiHotel, tiền phòng, dịch vụ và tiền cọc ghi được vào tài khoản chung của cả đặt phòng hoặc cả đoàn, tách khỏi folio của từng phòng. Đây chính là master folio khi nói theo nghiệp vụ: bên trả tiền cho đoàn nhìn một tài khoản, còn từng phòng vẫn giữ phần khách tự trả.

Quy tắc chuyển khoản phí về master folio

Thông thường, mỗi phòng trong đoàn vẫn có guest folio riêng, nhưng được gắn một quy tắc: khoản nào tự chuyển về master folio, khoản nào ở lại folio phòng. Nhiều phần mềm gọi quy tắc này là routing. Ví dụ hay gặp:

• Tiền phòng và ăn sáng của mọi phòng trong đoàn chuyển về master folio của công ty.
• Tiệc tối chung của đoàn ghi thẳng vào master folio.
• Đồ uống gọi riêng, giặt ủi, điện thoại ở lại folio phòng, khách tự trả khi trả phòng.

Quy tắc cần được đặt trước khi đoàn đến, căn cứ hợp đồng đoàn. Nếu đặt sau, lễ tân phải chuyển tay từng khoản đã ghi, và đó là lúc dễ chuyển sót hoặc chuyển trùng. Phần hợp đồng đoàn, khoản cọc theo đợt và hạn giữ khối phòng đã có ở bài mùa hội nghị cuối năm: đặt cọc và tồn phòng.

Master folio khác công nợ công ty thế nào

Master folio sống trong thời gian đoàn lưu trú. Khi đoàn trả phòng, nếu công ty được trả sau theo hợp đồng, số dư master folio được chuyển sang công nợ của công ty để kế toán theo dõi và thu. Từ lúc đó, khoản này không còn là việc của quầy lễ tân mà là việc của kế toán công nợ. Trên DiHotel, việc chuyển sang công nợ công ty làm theo từng hóa đơn, nên kế toán biết rõ mỗi khoản nợ ứng với hóa đơn nào. Ranh giới này quan trọng: folio đoàn để mở lâu sau khi đoàn đã đi là dấu hiệu công việc đang bị kẹt giữa hai bộ phận.

Phần 4: Tách folio — công ty trả tiền phòng, khách tự trả dịch vụ

Tách folio là chia các khoản của một lượt lưu trú cho đúng người trả. Cách chia hay gặp ở khách sạn 4–5 sao và resort:

Khi tách đúng từ đầu, lúc trả phòng mỗi bên nhận đúng phần của mình và hóa đơn được lập theo đúng người mua. DiHotel tách được bill tiền phòng và bill dịch vụ để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách, đồng thời lấy sẵn thông tin của khách đang ở phòng để lập hóa đơn, lễ tân không phải gõ lại.

Cách chia trong hợp đồng đoàn và lịch các bước lúc đoàn trả phòng đã được viết chi tiết ở bài khách đoàn trả phòng: tách bill công ty và khách thế nào? Bài này chỉ giữ phần nguyên tắc.

Phần 5: Các khoản ghi vào folio

Một folio đầy đủ thường gồm những dòng sau. Cột cuối là điều lễ tân và thu ngân nên để ý:

Nhà hàng, quầy bar ghi thẳng vào folio phòng

Ở resort và khách sạn có nhiều điểm bán, phần ghi nợ về phòng là phần dễ sót. Với DiHotel, nhà hàng và quầy bar gọi món trên DiPOS, bill ghi thẳng vào folio phòng của khách, và khách thanh toán một lần khi trả phòng. Thu ngân nhà hàng không phải chuyển phiếu giấy lên quầy lễ tân, lễ tân không phải nhập lại. Xem thêm trang quản lý nhà hàng, F&B.

Các khoản dịch vụ ngoài phòng khác, như spa hay karaoke, và cách chống thất thoát khi ghi về phòng, có ở bài ghi nợ dịch vụ về phòng.

Phần 6: Kiểm toán đêm (night audit) chốt folio mỗi đêm

Kiểm toán đêm là việc chốt sổ cuối mỗi ngày kinh doanh. Thông thường, người trực đêm làm mấy việc chính: ghi tiền phòng của đêm đó vào folio của từng phòng đang có khách, đối chiếu phòng có khách với folio đang mở, xử lý các đặt phòng không đến, rà các khoản ghi trong ngày, rồi khóa ngày và chuyển sang ngày mới. Vì vậy, kiểm toán đêm và folio gắn liền với nhau: folio là nơi kết quả của mỗi đêm được ghi lại.

Với DiHotel, khóa sổ ngày trong kiểm toán đêm xong thì ngày tự sang. Số của ngày đã khóa được bảo vệ, muốn sửa phải có quyền. Điều này có ý nghĩa rất thực tế: tiền phòng và doanh thu của hôm qua không bị âm thầm sửa trong hôm nay, nên báo cáo kế toán nhận được là số đã chốt.

Rà trước khi khóa ngày

• Phòng có khách mà folio chưa có tiền phòng của đêm.
• Phòng đã trả mà folio vẫn còn mở.
• Bill nhà hàng, quầy bar trong ngày chưa về folio phòng.
• Tiền cọc nhận trong ngày chưa gắn vào đặt phòng.
• Khoản giảm trừ, điều chỉnh chưa ghi lý do hoặc chưa có người duyệt.
• Master folio của đoàn đã đi nhưng chưa chuyển sang công nợ.

Phần kiểm toán đêm nối với hạch toán kế toán, doanh thu phòng vào sổ ra sao, có ở bài kế toán chuỗi khách sạn theo Thông tư 99.

Phần 7: Folio khác hóa đơn thế nào

Hai thứ này hay bị gọi lẫn, vì khách cầm “bill” khi trả phòng và gọi đó là hóa đơn. Về nghiệp vụ, chúng khác nhau ở nhiều điểm:

Từ một folio có thể lập nhiều hóa đơn, ví dụ một hóa đơn cho công ty phần tiền phòng, một hóa đơn cho khách phần dịch vụ. Ngược lại, folio của một đoàn có thể gom vào một hóa đơn cho công ty. Thời điểm lập hóa đơn và thông tin người mua là câu hỏi về luật, đã được viết riêng ở bài tách bill công ty và khách khi khách đoàn trả phòng; bài này không giảng lại.

DiHotel không tự phát hành hóa đơn điện tử. DiHotel tách bill tiền phòng và dịch vụ, lấy sẵn thông tin khách đang ở phòng để kế toán xuất hóa đơn qua hãng hóa đơn điện tử, không phải gõ lại.

Phần 8: Đóng folio khi khách trả phòng

Đóng folio là bước cuối của lượt lưu trú, và cũng là lúc khách đánh giá khách sạn bằng cảm giác “có rõ ràng không”. Trình tự thường gặp:

• Hỏi khách lần cuối về các khoản vừa dùng: bữa sáng gọi thêm, đồ uống, xe ra sân bay.
• In hoặc gửi folio bản xem trước để khách rà từng dòng. Khách thấy đúng thì lễ tân mới thu tiền.
• Tách theo người trả nếu chưa tách: phần công ty, phần khách.
• Thu số dư theo hình thức khách chọn, trừ đi tiền cọc đã nhận.
• Lập hóa đơn theo đúng người mua của từng phần.
• Số dư về 0, folio đóng. Phòng chuyển sang trạng thái cần dọn.

Folio còn số dư khi trả phòng thì sao

• Khách còn phải trả: thu trước khi khách rời quầy. Nếu phần đó do công ty trả sau theo hợp đồng, chuyển sang công nợ công ty, có chữ ký hoặc xác nhận của khách theo quy định của khách sạn.
• Khách sạn đang giữ tiền thừa của khách, ví dụ cọc lớn hơn số đã dùng: hoàn lại theo chính sách của khách sạn và hình thức khách đã trả, ghi rõ trên folio.
• Có khoản phát sinh sau khi khách đã đi, ví dụ một bill nhà hàng về muộn: xử lý theo quy trình của khách sạn, có người duyệt, không âm thầm ghi vào folio đã đóng.

Với DiHotel, gia hạn và đổi phòng làm ngay trên PMS, nên lễ tân không phải mở sổ khác khi khách xin ở thêm hay chuyển phòng giữa chừng. Khi khách sạn đổi phần mềm, số dư folio của khách đang ở và tiền cọc cần được chốt cẩn thận; xem bài biên bản chốt số dư cho kế toán trưởng.

Phần 9: Lỗi folio hay gặp ở quầy và cách tránh

Nhiều lỗi folio không do người làm thiếu cẩn thận, mà do quầy đông và quy tắc chưa đặt sẵn. Bảng dưới gom những lỗi hay gặp:

Bảng này dùng tốt cho buổi đào tạo lễ tân mới. Mỗi dòng là một tình huống, có thể diễn tập trên dữ liệu thử trước khi làm ca thật.

Phần 10: Bảng tóm tắt các loại folio

Folio là gì trong khách sạn?

Folio là bảng kê công nợ của khách trong thời gian lưu trú: các khoản khách sử dụng như tiền phòng, ăn uống, dịch vụ được ghi vào, các khoản khách trả như tiền cọc, thanh toán được trừ ra, và số dư cho biết khách còn phải trả bao nhiêu. Folio mở khi nhận phòng hoặc khi nhận cọc, và đóng khi khách trả phòng.

Guest folio là gì?

Guest folio là folio của một khách hoặc một phòng, gồm tiền phòng từng đêm, ăn uống, dịch vụ, tiền cọc và các khoản đã thanh toán. Một phòng có thể có nhiều guest folio khi các khách trong phòng tự trả riêng; DiHotel tách được nhiều folio trong một phòng.

Master folio là gì?

Master folio là folio chung của một đoàn hoặc một công ty, đứng tên bên trả tiền cho cả nhóm. Thông thường, tiền phòng và các khoản chung của đoàn được chuyển về master folio theo quy tắc đặt trước, còn dịch vụ riêng ở lại folio của từng phòng. Với DiHotel, tiền phòng, dịch vụ và tiền cọc ghi được vào tài khoản chung của cả đặt phòng hoặc cả đoàn, tách khỏi từng phòng.

Folio khác hóa đơn thế nào?

Folio là bảng kê nội bộ đang mở trong suốt thời gian lưu trú và thay đổi hằng ngày. Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ lập theo quy định khi bán dịch vụ, ghi theo thông tin người mua. Từ một folio có thể lập một hoặc nhiều hóa đơn.

Folio có xuất hóa đơn cho công ty được không?

Folio không phải hóa đơn, nhưng là căn cứ để lập hóa đơn. Phần công ty nhận trả được tách ra để lập hóa đơn ghi thông tin công ty. DiHotel tách bill tiền phòng và dịch vụ để xuất hóa đơn riêng cho công ty và cho khách, và kết nối với hãng hóa đơn điện tử, không tự phát hành hóa đơn điện tử.

Khách đoàn tách bill thế nào?

Thường là công ty hoặc công ty lữ hành trả tiền phòng và các khoản chung qua master folio, còn khách tự trả dịch vụ riêng ở folio phòng. Quy tắc tách nên đặt trước ngày đoàn đến, căn cứ hợp đồng đoàn, để lúc trả phòng mỗi bên nhận đúng phần của mình.

Folio còn số dư khi trả phòng thì sao?

Nếu khách còn phải trả thì thu trước khi khách rời quầy, hoặc chuyển sang công nợ công ty nếu hợp đồng cho trả sau. Nếu khách sạn đang giữ tiền thừa, ví dụ cọc lớn hơn số đã dùng, thì hoàn lại theo chính sách của khách sạn. Folio chỉ đóng khi số dư về 0.

Kiểm toán đêm liên quan gì tới folio?

Kiểm toán đêm là việc chốt sổ cuối mỗi ngày: ghi tiền phòng của đêm vào folio từng phòng đang có khách, rà các khoản trong ngày, rồi khóa ngày. Với DiHotel, khóa sổ ngày xong thì ngày tự sang, số của ngày đã khóa được bảo vệ và muốn sửa phải có quyền.