団体チェックアウト：会社分とゲスト分の請求をどう分けるか

第1部：2026年7月1日から適用されるルール

2026年7月1日から、電子インボイスは政令254/2026/ND-CPおよび通達91/2026/TT-BTCに従います。政令123/2020/ND-CPと政令70/2025/ND-CPは2026年7月1日に効力を失いました（政令254第43条）。通達32/2025/TT-BTCも2026年7月1日に効力を失いました（通達91第25条）。

チェーンの場合、社内文書で確認しておく価値があります：フロント業務マニュアル、経理手順、営業チームの団体契約書ひな形。旧文書をまだ引用しているものは全施設で一度に更新し、すべての施設が同じ根拠資料を参照するようにするのが望ましいでしょう。

第2部：団体がチェックアウト時にインボイスでつまずく理由

会議の団体、企業の報奨旅行、イベントの参加者：部屋数が多く、支払う人も複数います。フロントでよくあるつまずきどころ：

• 誰が何を支払うかの合意が営業チームのメールの中にあり、チェックアウト担当のシフトからは見えない。
• 会社のインボイス情報が届くのが遅い、または電話で読み上げられ、社名の1文字や税コードの1桁が間違っている。
• チェックアウトが一つの時間帯に集中し、数十人のゲストがフロントで待つ。
• ゲストが合意外のサービスを利用する（バーの飲み物を部屋付けにするなど）が、誰が支払うのか誰も確信がない。
• チェーン内の施設ごとにやり方が違い、法人顧客はある施設と次の施設でインボイスの受け取り方が異なる。

これらはいずれも政令の文言の問題ではありません。営業、フロントオフィス、経理の間の情報の流れの問題であり、手順を決めれば解決できます。法的な面では、その大半は付録第4項にあり、インボイスの発行時点については第9条第2項が加わります。

第3部：宿泊費は会社、追加サービスはゲスト — 付録第4項の読み方

政令254付録の第4項は、買い手の種類ごとに買い手情報を定めています。団体に直接関わるのは次の四つの文です：

• 事業者である買い手（第4項a）：「インボイスに記載する買い手の名称、住所、税コードは、事業登録証明書、支店登録証明書、個人事業登録証明書、税務登録証明書または税コード通知書に従う…」。
• 情報を提供する個人（第4項b）：「買い手が氏名、住所、個人識別番号を提供する消費者である場合、インボイスには氏名、住所、個人識別番号を記載する」。
• 外国人ゲスト（第4項b）：住所と個人識別番号は、旅券番号または出入国書類番号とゲストの国籍で代替できる。
• 情報を提供しない買い手（第4項b）：「買い手が氏名、住所、個人識別番号を提供しない場合、インボイスに『消費者への販売』と明記する」。

そして、会社が自社名義のインボイスを必要とする理由を説明する文も、同じく第4項bにあります：「買い手情報のないインボイスまたは消費者向けに発行されたインボイスは、経済組織、機関、その他の組織、個人事業世帯または個人事業者が、税法に基づき費用計上または税務決算に用いる価値を持たない。」

宿泊費は会社、追加サービスはゲスト：どこに何を記載するか

政令254には、支払う人が複数いる団体についての個別規定はありません。安全な読み方は、各インボイスに、その人が支払うサービス部分の買い手の情報を記載するというもので、下表のとおりです。

個別のケースでは、ホテルは直接管轄する税務当局に確認すべきです。

この表は買い手情報の記載方法を示すもので、すべての団体が何枚のインボイスを受け取るかを示すものではありません。サービスを含めすべてを会社が支払う場合もあれば、ゲストが自分の宿泊費を支払う団体もあり、朝食や飲食の手当まで会社が負担する場合もあります。どの請求が誰のものかは各団体の支払い合意が決め、各請求のインボイスに何を記載するかは付録第4項が決めます。

第4部：団体フォリオの分け方 — 契約時に誰が何を支払うかを合意する

団体フォリオの分割は、団体がフロントに着く前、営業の段階から始まります。団体契約で会社が支払うものとゲストが支払うものが明確に書かれていれば、フロントはチェックアウト時に表に従うだけです。そうでなければフロントは推測することになり、推測が外れると、会社が明細の一部を拒否するか、会社が負担すると合意したものをゲストに請求してしまいます。

団体契約に入れておきたい支払い分担表

企業の会議団体でよくある取り決めの例：

この表は一例であり、すべての団体のひな形ではありません。大切なのは、表が存在し、団体の予約記録に添付され、どのシフトからも見られることです。

団体の共通請求と各ゲスト個別の請求

会社が支払う分をまとめる団体の共通請求を、多くのホテルはマスターフォリオと呼び、各ゲスト個別の請求は個人フォリオと呼びます。呼び方は違っても、やり方は同じです：宿泊費は会社、追加サービスはゲストが支払い、それぞれ別の請求にします。

DiHotelでは、これは分割払いです：宿泊費を一つの請求に、ミニバーなどのサービスを別の請求にし、会社とゲストにそれぞれインボイスを発行できます。分担表が契約で合意されていれば、フロントはチェックアウト時にすべてを分けるのではなく、発生した時点で各費用を正しい請求に計上します。

会社のインボイス情報：一度だけ、書面で

会社の情報は団体契約または確認メールに記載します：登録証明書どおりの正式名称、住所、税コード、インボイス送付用のメールアドレス、会社の経理担当の連絡先。一度だけ書面で受け取り、登録証明書の写真と照合して団体記録に保管します。付録第4項aのとおり、名称、住所、税コードは登録に従うため、名刺の社名やイベントのブランド名で代用することはできません。

手当と合意外の費用

会社が手当の範囲内で支払うものについては、超過分をどの請求に計上するか、誰が増額を承認できるか、その方法を事前に合意します。合意外の費用は、団体リーダーが書面で別途確認しない限り、ゲスト負担を既定とするのが望ましいでしょう。この2行で、チェックアウト時のフロントでの多くの言い争いを防げます。

第5部：団体が前払いまたは手付金を支払う場合のインボイス発行時点

団体には独自の支払いスケジュールがあることが多くあります：契約時の手付金、到着前の一部支払い、滞在後の残金。政令254第9条第2項の第1文：「サービス提供に係るインボイスの発行時点は、代金を受領したか否かにかかわらず、サービスの提供を完了した時点とする（外国の組織および個人に提供するサービスを含む）。」第2文：「サービス提供者がサービスの提供前または提供中に代金を受領する場合、インボイスの発行時点は代金を受領した時点とする（サービス契約の履行を担保するため民法に基づき受領する手付金を除く）。」

3行目は、その金銭が本当に手付金である場合にのみ当てはまります。団体が事前に送る金銭が手付金なのかサービスの前払いなのかは、具体的な契約と書類によります。本記事はその点に答えていません（第8部の未解決の質問と税務当局についての注記を参照）。

今できること：団体契約と領収書で各支払いを手付金か前払いか正しく明記し、経理が出発後ではなく到着前に団体契約を読むようにします。チェーンの場合、全施設で共通の団体支払い条項を一つ用意すれば、グループの経理がすべてを同じように読めます。

第6部：フロントオフィスと経理の5ステップ手順

ステップ1：到着前

営業はフロントオフィスと経理に三つのものを渡します：団体のルーミングリスト、支払い分担表、書面での会社のインボイス情報。三つのうち一つでも欠けていれば、チェックアウト当日ではなく到着前に確認を求めます。

ステップ2：チェックイン時

団体リーダーと分担表を確認します。各ゲストに、会社が支払うものと自分で支払うものを伝え、自分の分のインボイスが必要か、個人の情報で発行するか勤務先の会社の情報で発行するかを尋ねます。チェックイン時からPMSにある滞在中ゲストの情報は、ゲストが同意すればインボイスの基礎になります。

ステップ3：滞在中

レストラン、バー、ミニバー、ランドリーでの各費用は、発生した時点で正しい請求に計上します。合意外の費用は、団体リーダーが書面で別途確認していない限りゲスト個別の請求に計上します。リゾート規模でのサービスの部屋付けについては、サービスの部屋付けの記事で扱っています。

ステップ4：チェックアウト時

2列で進めます：まずゲストが自分の請求を精算し、自分の分のインボイスを受け取ります。団体の共通請求は、団体リーダーまたは会社が指名した人が明細を確認・承認した後に締めます。会社のインボイスを発行する前に、名称、住所、税コードを会社から書面で受け取った内容と照合します。

ステップ5：団体の出発後

経理は共通請求を団体契約と照合し、提供された会社の経理用メールアドレスにインボイスを送付し、承認済みの明細とともに保管します。電子インボイスは、買い手と売り手が別途合意しない限り買い手の電子署名を必要としないため（政令254第10条第1項e号）、すでに出発した団体リーダーがインボイスの発行を妨げることはありません。

第7部：団体インボイスのよくある誤りと防ぎ方

第8部：本記事が答えない質問

確認する際は、団体契約またはチャネル契約、ゲストの個人情報を伏せた明細のサンプル、誰が誰にいつ支払うかの説明を添付します。チェーンでは、書面での回答を全施設の経理と共有し、どの税務署がどの施設について回答したかを記録しておきます。

第9部：インボイスでDiHotelが役立つところ

DiHotelはPMSであり、経理担当や税務当局に代わるものではありません。団体チェックアウト時のインボイスについて、DiHotelは三つのことを行います：

• 分割払い：宿泊費を一つの請求に、ミニバーなどのサービスを別の請求にし、会社とゲストにそれぞれインボイスを発行できます。
• ホテルがすでに利用している電子インボイス事業者との連携。DiHotelは自ら電子インボイスを発行しません。各施設はそれぞれの電子インボイス事業者を使い続けます。
• 滞在中ゲストの情報をインボイスに取り込み、再入力は不要です。ゲストが自分の分のインボイスのために氏名、身分証番号、または旅券番号と国籍を提供する場合に便利です。

ゲストの情報はチェックイン時からPMSにあります。再入力せずに宿泊者届出に使う方法は、チェーンとリゾートの宿泊者届出の記事で扱っています。インボイス発行後の帳簿については、通達99に基づくチェーンの会計とDiACC会計モジュールのページをご覧ください。

DiHotelがホテルに代わって決めないこと：インボイスに誰の情報を記載するか、団体の前払いをどう分類するか、税務上の質問。これらはホテルの経理担当と税務当局が判断します。

宿泊費は会社、追加サービスはゲストが支払う場合、インボイスはどう発行しますか？

運用面では、団体の宿泊費をPMS上で会社が支払う一つの請求にまとめ、ミニバーなどのサービスは各ゲスト個別の請求に計上し、会社とゲストにそれぞれインボイスを発行します。政令254/2026/ND-CPには、支払う人が複数いる団体についての個別規定はありません。安全な読み方は、各インボイスに、その人が支払うサービス部分の買い手の情報を記載するというものです。個別のケースでは、ホテルは直接管轄する税務当局に確認すべきです。

政令254には団体のインボイス分割についての個別規定がありますか？

政令254/2026/ND-CPには、団体や支払う人ごとのインボイス分割についての個別規定はありません。安全な読み方は、付録第4項が事業者と個人について定めるとおり、各インボイスの買い手情報はそのサービス部分を購入する人に従うというものです。個別のケースでは、ホテルは直接管轄する税務当局に確認すべきです。

なぜ会社は自社の名称と税コードが記載されたインボイスを必要とするのですか？

政令254/2026/ND-CP付録第4項bにより、買い手情報のないインボイスや消費者向けに発行されたインボイスは、事業者が費用計上に使うことができません。事業者である買い手の場合、名称、住所、税コードは事業登録証明書または税務登録証明書に従います（第4項a）。

マスターフォリオとは何ですか？

多くのホテルが、会社や主催者が支払う宿泊費などの費用をまとめる団体の共通請求をこう呼んでいます。ゲストが自分で支払う費用は各ゲスト個別の請求に計上します。呼び方よりも、どの費用をどの請求に計上するかを団体契約で合意しておくことが大切です。

団体のゲストが情報を一切提供したくない場合は？

政令254/2026/ND-CP付録第4項bにより、買い手が氏名、住所、個人識別番号を提供しない場合、インボイスには消費者への販売であることを明記します。フロントは事前に、そのようなインボイスは事業者が費用計上に使えないことをゲストに伝えておくべきです。

DiHotelは自ら電子インボイスを発行しますか？

いいえ。DiHotelはホテルがすでに利用している電子インボイス事業者と連携します。DiHotelは分割払いに対応し、宿泊費を一つの請求に、ミニバーなどのサービスを別の請求にして、会社とゲストにそれぞれインボイスを発行できるようにします。また、滞在中ゲストの情報をインボイスに取り込むため、再入力は不要です。