ホテルのフォリオとは？ゲストフォリオとマスターフォリオ

第1部：ホテルのフォリオとは — 宿泊客のための開いた勘定口座

「フォリオ」という言葉は、もともと帳簿の1枚を意味します。ホテルでは、フォリオは宿泊客1名、1室、または1団体ごとの帳簿の1枚で、現在は紙ではなく管理ソフトウェアで管理されています。フォリオは勘定口座と同じように読みます：

• 料金：宿泊客が利用したもの。各泊の室料、レストランでの夕食、バーでの飲み物、ランドリー、送迎など。
• 支払い・クレジット：宿泊客が支払った、または差し引かれたもの。予約金、現金、カード、銀行振込、承認済みの調整など。
• 残高：料金の合計から支払いの合計を引いたもの。残高がプラスなら宿泊客はまだ支払いが残っています。マイナスなら、例えば予約金が利用額より多い場合のように、ホテルが宿泊客のお金を預かっている状態です。

以下は、滞在中にフォリオがどう変化するかを示すための、仮の金額によるゲストフォリオの例です：

この表を3者がそれぞれ別の目的で読みます。フロントは宿泊客の未払い額を見ます。会計は室料収入、レストラン収入、受領した支払いがどこにあるかを見ます。宿泊客は自分が利用した内容を見ます。フォリオが正しければ3者の見方は一致し、間違っていれば3者とも調べ直すことになります。

第2部：ゲストフォリオとは

ゲストフォリオは、宿泊客1名または1室のフォリオです。個人旅行者、自費で泊まるビジネス客、休暇中の家族などに使う一般的な種類です。多くのホテルでは、各客室にチェックインした人の名義で既定のゲストフォリオが1つあります。

1室に複数のフォリオ

1室に複数のフォリオが必要な場合があります。同僚2人が相部屋で半分ずつ支払う、家族が両親の飲食と成人した子どもの飲食を分けたい、といった場合です。フロントは同じ客室に追加のフォリオを開き、チェックアウト時に分けるのではなく、チェックイン時にどの料金をどのフォリオに入れるかを設定します。DiHotelでは1室を複数のフォリオに分けられます。

客室に紐づかないフォリオ

フォリオは必要でも、客室が紐づかない料金があります。スパを利用するウォークイン客、宴会の外部客、ルーミングリストができる前にイベントの予約金を支払う会社などです。通常、ホテルはこうした料金を、どこかの客室に一時的に計上して後で移すのではなく、客室に紐づかないフォリオを開いて管理します。別の客室への一時的な計上は、数字が合わなくなるよくある原因です。DiHotelには物理的な客室に紐づかないフォリオがあり、ウォークイン客や共通勘定に使われます。

第3部：マスターフォリオとは — 団体・会社のフォリオ

マスターフォリオは団体のための共通フォリオで、団体全体の費用を支払う側の名義になります。団体を送客する旅行会社、会議を開く会社、ブロック予約をした結婚式の主催者、出張社員の室料を契約で支払う会社などです。目的は、支払う側が何十もの個別フォリオではなく、1つのわかりやすい明細を受け取れるようにすることです。

DiHotelでは、室料、サービス、予約金を、各客室のフォリオとは別に、予約全体または団体全体の共通勘定に計上できます。業務上はこれがマスターフォリオにあたります。団体の費用を負担する側は1つの勘定を見て、各客室には宿泊客が自分で支払う分が残ります。

料金をマスターフォリオに振り分ける

通常、団体の各客室にも独自のゲストフォリオがありますが、どの料金を自動的にマスターフォリオへ移し、どの料金を客室フォリオに残すかというルールが付きます。多くのシステムではこれをルーティングと呼びます。よくある例：

• 団体の全客室の室料と朝食代を会社のマスターフォリオに振り分ける。
• 団体の共通の夕食はマスターフォリオに直接計上する。
• 個人の飲み物、ランドリー、電話は客室フォリオに残し、宿泊客がチェックアウト時に支払う。

ルールは団体契約に基づき、団体の到着前に設定する必要があります。後から設定すると、フロントは計上済みの料金を1件ずつ手作業で移すことになり、漏れや二重移動が起きやすくなります。団体契約、分割の予約金、ブロック予約の期限については会議シーズン：予約金と在庫で取り上げています。

マスターフォリオと会社の売掛金の違い

マスターフォリオは団体の滞在期間中だけ存在します。団体がチェックアウトする際、契約で会社の後払いが認められていれば、マスターフォリオの残高は会社の売掛金に振り替えられ、会計が追跡・回収します。そこから先は、その金額はフロントではなく売掛金担当の仕事です。DiHotelでは、会社の売掛金への振替は請求書ごとに行われるため、会計は各売掛金がどの請求書に属するかを正確に把握できます。この境界は重要です。団体が去った後も長く開いたままの団体フォリオは、業務が2つの部署の間で止まっている兆候です。

第4部：フォリオの分割 — 会社が室料を、宿泊客がサービス料を支払う

フォリオの分割とは、滞在の各料金を正しい支払者に割り当てることです。4〜5つ星ホテルやリゾートでよくある分け方：

最初から正しく分けておけば、チェックアウト時に各当事者がちょうど自分の分を受け取り、請求書も正しい購入者に発行されます。DiHotelでは室料とサービス料を分けて、会社と宿泊客に別々の請求書を発行でき、客室に滞在している宿泊客の情報を取り込むため、フロントが打ち直す必要はありません。

団体契約での分け方の決め方と、団体のチェックアウト日の手順は団体のチェックアウト：会社と宿泊客の請求の分け方で詳しく取り上げています。この記事では原則にとどめます。

第5部：フォリオに計上されるもの

完全なフォリオには通常、以下の行が含まれます。最後の列は、フロントスタッフとキャッシャーが注意すべき点です：

レストランとバーを客室フォリオに直接計上

複数の店舗を持つリゾートやホテルでは、客室付けの料金が特に漏れやすいところです。DiHotelでは、レストランとバーがDiPOSで注文を受け、伝票は宿泊客の客室フォリオに直接計上され、宿泊客はチェックアウト時にまとめて1回支払います。レストランのキャッシャーが紙の伝票をフロントに回す必要も、フロントが入力し直す必要もありません。レストラン・F&B管理もご覧ください。

スパやカラオケなど客室外のその他のサービスと、それらを客室付けにする際の漏れを防ぐ方法はサービス料金の客室付けで取り上げています。

第6部：ナイトオーディットが毎晩フォリオを締める

ナイトオーディットは、各営業日の終わりに帳簿を締める作業です。通常、ナイトオーディターはいくつかの主な作業を行います。その夜の室料を全在室客室のフォリオに計上し、在室客室と開いているフォリオを照合し、ノーショーを処理し、その日の計上内容を確認してから、日を締めて翌日に繰り越します。つまりナイトオーディットとフォリオは一体であり、フォリオは毎晩の結果が記録される場所です。

DiHotelでは、ナイトオーディットで日を締めると、システムが自動的に翌日に繰り越します。締めた日の数字は保護され、変更には権限が必要です。これは実務上重要です。昨日の室料や売上を今日こっそり変更することはできないため、会計が受け取るレポートは確定した数字になります。

日を締める前に確認すること

• 在室中なのに、フォリオにその夜の室料がない客室。
• チェックアウト済みなのに、フォリオが開いたままの客室。
• その日のレストラン・バーの伝票で、まだ客室フォリオに計上されていないもの。
• その日に受け取った予約金で、まだ予約に紐づいていないもの。
• 理由や承認者のない調整や割引。
• 団体が去ったのに、売掛金に振り替えられていない団体のマスターフォリオ。

ナイトオーディットと会計のつながり、室料収入が帳簿に入るまでの流れは通達99に基づくチェーンの会計で取り上げています。

第7部：フォリオと請求書の違い

宿泊客はチェックアウト時に「明細」を受け取り、それを請求書と呼ぶため、この2つはよく混同されます。業務上はいくつかの点で異なります：

1つのフォリオから複数の請求書を出すことができます。例えば、室料は会社宛てに1枚、サービス料は宿泊客宛てに1枚です。逆に、団体のフォリオをまとめて会社宛ての1枚の請求書にすることもできます。いつ請求書を発行するか、購入者のどの情報が必要かは法律上の問題で、団体のチェックアウト時の会社と宿泊客の請求の分け方で別途取り上げているため、この記事では繰り返しません。

DiHotelは電子インボイスを自ら発行しません。DiHotelは室料とサービス料を分け、客室に滞在している宿泊客の情報を取り込むため、会計は打ち直すことなく電子インボイス事業者を通じて請求書を発行できます。

第8部：チェックアウト時のフォリオの締め

フォリオの締めは滞在の最後のステップであり、宿泊客がすべてが明瞭かどうかでホテルを評価する瞬間でもあります。一般的な流れ：

• 宿泊客に最後にもう一度確認する：直近の料金（追加の朝食、飲み物、空港送迎など）。
• フォリオの明細を印刷または送付し、宿泊客が各行を確認できるようにする。宿泊客が同意したら、フロントが支払いを受ける。
• 支払者ごとに分ける（まだの場合）：会社の分、宿泊客の分。
• 残高を受け取る：受領済みの予約金を差し引いた後、宿泊客が選んだ方法で。
• 請求書を発行する：各部分について正しい購入者宛てに。
• 残高ゼロでフォリオを締める。客室は清掃待ちの状態になる。

チェックアウト時にフォリオに残高がある場合

• 宿泊客にまだ支払いが残っている：宿泊客がフロントを離れる前に受け取る。その部分を会社が契約に基づいて後払いする場合は、ホテルの規定に従い宿泊客の署名または確認をとって、会社の売掛金に振り替える。
• ホテルが宿泊客の余剰金を預かっている（例えば予約金が利用額より多い）：ホテルの規定と元の支払方法に従って返金し、フォリオに記録する。
• 宿泊客が去った後に料金が見つかった（例えば遅れて届いたレストランの伝票）：締めたフォリオでこっそり処理するのではなく、承認者を立ててホテルの手順に従って処理する。

DiHotelでは延泊と部屋の移動をPMS上で直接行うため、宿泊客が延泊したり滞在中に部屋を変えたりしても、フロントが別の記録を作る必要はありません。ホテルがソフトウェアを切り替える際は、在室客のフォリオ残高と予約金を慎重に締める必要があります。経理責任者のための残高確認書をご覧ください。

第9部：フロントでのフォリオのよくあるミスと防ぎ方

フォリオのミスの多くは、スタッフの不注意ではなく、フロントの忙しさと事前に決めていなかったルールが原因です。よくあるものを表にまとめました：

この表は新人フロントスタッフの研修に向いています。各行は、実際のシフトの前にテストデータでリハーサルできる場面です。

第10部：フォリオの種類のまとめ表

ホテルのフォリオとは何ですか？

フォリオは滞在中の宿泊客の勘定口座です。室料、飲食、サービスなどの料金が計上され、予約金や精算などの支払いが差し引かれ、残高は宿泊客がまだ支払うべき金額を示します。フォリオはチェックイン時または予約金の受領時に開かれ、チェックアウト時に締められます。

ゲストフォリオとは何ですか？

ゲストフォリオは宿泊客1名または1室のフォリオで、各泊の室料、飲食、サービス、予約金、支払い済みの金額を含みます。相部屋の宿泊客が別々に支払う場合、1室に複数のゲストフォリオを持つことができます。DiHotelでは1室を複数のフォリオに分けられます。

マスターフォリオとは何ですか？

マスターフォリオは団体や会社のための共通フォリオで、団体全体の費用を支払う側の名義になります。通常、団体の室料や共通の料金は事前に設定したルールに従ってマスターフォリオに振り分けられ、個人的な追加料金は各客室のフォリオに残ります。DiHotelでは、室料、サービス、予約金を各客室とは別に、予約全体または団体全体の共通勘定に計上できます。

フォリオと請求書はどう違いますか？

フォリオは滞在中ずっと開いていて毎日変わる社内明細です。VATインボイスは、サービスを販売した時点で規定に従い購入者の名義で発行される書類です。1つのフォリオから1枚または複数の請求書を発行できます。

フォリオを会社宛てに請求できますか？

フォリオは請求書ではありませんが、請求書の根拠になります。会社が負担する部分を分けることで、会社の情報で請求書を発行できます。DiHotelは室料とサービス料を分けて会社と宿泊客に別々の請求書を発行できるようにし、電子インボイスを自ら発行するのではなく、電子インボイス事業者と接続します。

団体客は請求をどう分けますか？

通常、会社や旅行会社がマスターフォリオを通じて室料と共通の料金を支払い、宿泊客は個人的な追加料金を客室フォリオで支払います。分割のルールは団体契約に基づき団体の到着前に設定しておくべきで、そうすればチェックアウト時に各当事者がちょうど自分の分を受け取れます。

チェックアウト時にフォリオに残高がある場合はどうしますか？

宿泊客にまだ支払いが残っている場合は、宿泊客がフロントを離れる前に受け取るか、契約で後払いが認められていれば会社の売掛金に振り替えます。予約金が利用額より多いなど、ホテルが余剰金を預かっている場合は、ホテルの規定に従って返金します。フォリオは残高がゼロになるまで締められません。

ナイトオーディットとフォリオはどう関係しますか？

ナイトオーディットは毎日の終わりに帳簿を締める作業です。その夜の室料を全在室客室のフォリオに計上し、その日の計上内容を確認してから日を締めます。DiHotelでは、日を締めるとシステムが自動的に翌日に繰り越し、締めた日の数字は保護されて、変更には権限が必要です。